Hospodaření spolku - OOCSV

Český svaz včelařů
Okresní organizace Brno-město
Vidíte na tomto obrázku včelu?
Pak vás rádi přivítáme na kurzech pro začínající včelaře :-)
Přejít na obsah

Hospodaření spolku

Příručka hospodáře
Podle platných Stanov jednají jménem spolku vždy 2 statutární zástupci. Předseda a jednatel NEBO předseda a pověřená osoba. Je vhodné, aby byl pověřenou osobou při jednání týkajícím se hospodaření právě pokladník.
Jednání na úřadech a s institucemi
Při aktivitách spolku se prakticky týká hlavně žádostí o projekty, dary, jednání s Krajským úřadem s Obecními úřady, Finanční správou, apod. Kterýkoli člen spolku se může do do komunikace zapojit. V okamžiku podpisu smlouvy nebo žádosti však musí být přítomni zmínění 2 staturátní zástupci, aby se jednalo o platné uzavření smlouvy.
Spolkový účet v bance
Každý pobočný spolek musí mít vlastní účet v bance. Tato skutečnost přímo vyplývá ze způsobu fungování Svazu, kdy jsou peněžní prostředky, například dotace pro včelaře nebo platby za léčivo, zasílány bezhotovostními platbami. Bez účtu se dnes už neobejdete...
K uzavření nového účtu v bance je potřeba, aby byli přítomni alespoň předseda a pokladník. Banka si ověří jejich totožnost a porovná ji s údaji v Rejstříku. Teprve potom může dojít k otevření nového účtu nebo ke změnám v přístupech. K účtu může mít přístup víc osob, každá má svoje jméno a heslo. Jednotlivé operace jsou vždy v bance dohledatelné podle přihlášení. Každý si proto musí svoje přihlašovací údaje hlídat a nesdělovat je jiné osobě (neboť má hmotnou odpovědnost). Navíc je dnes u většiny bank obvyklé, že přístup je ještě ověřen potvrzovacími kódy v SMS zprávách. Takže si při cestě do banky nezapomeňte vzít i telefon.
Z nabídky bank roku 2018/2019 mohu doporučit třeba FIO, kde můžete mít účet pro neziskovku včetně pohybů na účtech zcela zdarma. Pokud chete mít peníze pod kontrolou, lze využít možnosti otevřít si transparentní účet. Pohyby na tomto účtu jsou veřejně přístupné. Jako příklad pro pobavení uvádím konkrétní účet nejmenované celebrity. Názor si udělejte sami...

Setkal jsem se s případem, že i při výběru z účtu v hotovosti vyžadovala banka 2 osoby na přepážce. Samotnému pokladníkovi odmítla peníze vydat! V případě spolku si totiž úředník vždy ověřuje v Rejstříku, kdo jedná... I s takovým přístupem je třeba počítat. Řešením je preference bezhotovostních plateb nebo používání kreditní karty. Pohlídejte si ale v aktuálním ceníku poplatek za kartu i za výběr z bankomatu...

POZOR - Je naprosto vyloučeno, aby byl při nakládání s prostředky spolku využíván soukromý účet, třeba osobní účet pokladníka! Spolek je právnická osoba. Vyvedení peněz na soukromý účet, byť v dobré víře, kdy jako soukromá osoba získám např. vyšší úroky, je klasická defraudace! Pokud pominu trestní odpovědnost, nastane tak pokladníkovi problém, protože nebude mít jak správně zaúčtovat převody mezi svým účtem a spolkovými penězi. V případě náhlého úmrtí se pak spolek k penězům fyzické osoby nedostane! Těmto praktikám se proto za každou cenu vyvarujte! Když lze mít účet zadarmo, proč podstupovat nesmyslná rizika???
Pokladna
Obvyklou praktikou je, že pokladník má kasu doma a nese za ni hmotnou odpovědnost. Tento vztah je především o vzájemné důvěře v rámci vaší organizace. Případy, kdy by rodinní příslušníci v případě úmrtí pokladníka odmítli peníze vydat, nejsou naštěstí časté (leč staly se). Peníze v pokladně kontroluje nejméně 1x ročně Kontrolní komise v rámci svých povinností a porovná stav hotovosti s účetním stavem.
Ukládání dokumentace
Z praktických důvodů doporučuji, aby byly všechny důležité dokumenty uloženy na jednom místě, které je přístupné více členům spolku a zabezpečené odpovídajícím způsobem. Naše organizace má klubovnu a v ní uzamykatelnou plechovou skříň. Je zde uložen archiv účetních dokladů za předchozí roky činnosti spolku. Pokud spolek ztratí z jakéhokoli důvodu přístup k účetnictví, bude to pro jeho vedení představovat velmi vážný problém (například velmi těžko najdete pokladníka, který dodělá účetnictví, pokud mu polovina dokladů v roce chybí). Pokuste se toto riziko v rámci vašich možností minimalizovat...

Návrat na obsah